Setzt der Aufsichtsrat im Rahmen seiner Aufsichtsratstätigkeit E-Mail-Kommunikation ein, gilt es, die infolge dieses Einsatzes entstehenden spezifischen Risiken zu adressieren und zu managen. Hierfür kann eine E-Mail-„Richtlinie“ für den Aufsichtsrat sinnvoll sein, welche im Folgenden für den Grundfall einer deutschen paritätisch mitbestimmten Aktiengesellschaft mit internationaler Geschäftstätigkeit in Europa und ohne Aufsichtsratsmitglieder mit Wohnsitz außerhalb Europas vorgestellt wird. Da die in der Lebenswirklichkeit bestehenden Anforderungen vielgestaltig sind, ist im Einzelfall genau zu prüfen, welche Anforderungen das anwendbare Recht konkret stellt und welche Lösungen sich in die vorhandene IT-Landschaft und IT-Policy des Unternehmens einpassen lassen. Die hier vorgestellte Richtlinie ist also keineswegs als One-size-fits-all-Lösung zu verstehen, sondern muss sich in den vorgenannten Rahmenbedingungen halten und bedarf der dem jeweiligen Einzelfall entsprechenden Konkretisierungen.
Inhalt
I. Ausgangslage und Problemstellung
II. Lösung
1. Vorstandsbeschluss
2. Aufsichtsratsbeschluss
3. Archivierung
4. Weitere Digitalisierung
III. Fazit
Den vollständigen Beitrag lesen Sie bitte im Archiv der BOARD 2/2023.
